Onze stichting is erkend door het Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid als aanvrager van subsidies voor HR gerelateerde activiteiten. Het fonds wordt bestuurd door werkgevers en werknemers samen. Ons fonds is niet verbonden aan algemeen verbindend verklaarde (AVV) cao’s. Het fonds staat open voor bedrijven die werkzaam zijn in de Post en Koeriers branche (SBI 2008 code H 53) en niet voor dezelfde activiteiten al meedoen bij andere sectorfondsen. TNT Express en PostNL maken al jaren gebruik van onze stichting en hebben dat in hun cao vastgelegd. Aan deelname aan projecten zijn voorwaarden verbonden.

In principe kan elke bedrijf uit de deelsector Post en Koeriers deelnemer worden in een project. Deelname aan projecten is alleen mogelijk na een besluit over toelating door het bestuur. Aan de deelname zijn namelijk voorwaarden verbonden, zoals een bijdrage aan voorfinancieringskosten van de stichting. Deelname wordt geformaliseerd in samenwerkings- en co-financieringsovereenkomsten per project. Deelnemende bedrijven zijn verplicht zich te houden aan de richtlijnen, voorschriften en werkwijzen van het fonds. Deelnemende bedrijven zijn naast de voorfinancieringsbijdrage geen verplichte afdracht over de loonsom verschuldigd.

De voorfinancieringsbijdragen van deelnemende bedrijven zijn bij een positieve projectopbrengst te beschouwen als een renteloze lening aan het fonds. Ons fonds vraagt gewoonlijk geen voorschotten op subsidie aan. Pas als de einddeclaratie is voorzien van een goedkeurende Vaststellingsbeschikking weten we welke kosten van elk deelnemend bedrijf goed zijn onderbouwd en goedgekeurd, en neemt het bestuur een besluit tot uitkeren. Op de subsidie-uitkering worden kosten, die zijn gemaakt door het fonds, in mindering gebracht. De verdeling van deze kosten wordt bepaald door het bestuur aan de hand van de administratie. Op subsidie-uitkeringen kunnen voorts bijdragen worden ingehouden ter financiering van nieuwe projecten. Deelnemende bedrijven ontvangen dan een lagere uitkering en krijgen daarvoor in de plaats een vordering op het fonds

Voor alle projecten van onze stichting geldt dat de stichting de verantwoordelijke uitvoerder is. De stichting onderhoudt het exclusieve contact met de subsidieverstrekkers en controlerende instanties.Onze stichting is transparant in haar werkwijze en legt verantwoording af over de verrichte werkzaamheden. We leggen verantwoording af voor de verrichte activiteiten en de financiële afwikkeling van projecten in ons jaarverslag. Ons jaarverslag en de jaarrekening worden voorzien van een accountantsverklaring. Onze accountant is Cliac Accountants BV te Haarlem.

Voor elk project stelt het fonds een AO/IC op die door deelnemende bedrijven gevolgd dient te worden. Ons fonds maakt gebruik van een centraal administratiekantoor dat per project de AO/IC volgt. Door (na toelating) dossiers, die voldoen aan de voorschriften van de openstaande regeling, aan het administratiekantoor aan te bieden worden deze opgenomen in de projectadministratie. Deze dient voor de aanvraag van subsidie.

Het fonds geeft nooit een garantie voor subsidieontvangst af. Het fonds is ook niet aansprakelijk voor niet ontvangen subsidies. De ontvangst van subsidies is immers geheel afhankelijk van de kwaliteit van de ingestuurde dossiers. Dit wordt in de af te sluiten overeenkomsten vastgelegd.

Onze stichting kan zich laten adviseren over arbeidsmarkt gerelateerde projecten door externe adviseurs. Het bestuur besluit daarover. Omdat bedrijfsspecifieke opleidingen nooit subsidiabel zijn, laat onze stichting opleidingen, die niet rechtstreeks worden ingekocht, toetsen op algemene competenties door een onafhankelijke instantie. Alleen indien er voldoende relaties zijn met erkende (deel)kwalificaties komen ze (onder voorwaarden) in aanmerking voor opname in een projectadministratie.